Existen 3 causas principales del fracaso de un proyecto:
- La inadecuada gestión de tiempo.
- la inexistencia de un plan de comunicación.
- la inadecuada gestión del riesgo.
Esto desencadena consecuencias negativas relacionadas con las entregas del proyecto fuera del plazo, problemas con la aceptación del cliente por cuestiones de calidad o necesidad ya que tienen una inversión extra en recursos que exceden el presupuesto inicial a la hora de determinar el alcance del proyecto.
Los siguientes métodos son los mas efectivos para darle solución a estas 3 causas sin importar el tiempo del proyecto ni en que etapa esté.
MEJORAR LA GESTIÓN DEL TIEMPO
La planificación y el control, son las claves para gestionar con éxito los plazos establecidos del proyecto y si se siguen las recomendaciones es muy beneficioso:
- Apoyarse en un cronograma puede ser de gran ayuda para representar visualmente el progreso del proyecto.
- Una buena previsión de las necesidades que optimice la asignación de recursos a cada actividad.
- El poder definir las actividades y tareas en que se compone el proyecto, previendo su duración estimada.
- Establecer indicadores que permitan motorizar la evaluación de cada actividad en función d lo planeado.
- Establecer las relaciones e interpretaciones que puedan existir entre las actividades e invirtiendo el tiempo necesario en el establecimiento de prioridades.
La incorporación de algún software para llevar a cabo la planificación y cálculos en base a metodologías de gestión de proyectos.
LA GESTIÓN DE RIESGO
Para esto es necesario un plan y para esto es necesario saber:
- ¿Cuál es la tolerancia que se tiene al riesgo?
- ¿Cómo se reportarían y evaluarían las contingencias?
- ¿Con qué frecuencia se llevarán a cabo las reuniones para mantener el control sobre el riesgo?
- ¿Cuáles son los riesgos a que el proyecto se enfrenta?¿Cuál es su relevancia?
- ¿Qué roles quedarán implicados directamente en la gestión del riesgo de proyecto?
Con esto, se puede determinar:
- ¿Qué análisis será necesario llevar a cabo? y ¿en qué condiciones?
- ¿Quiénes son los responsables de tomar acción y decidir?
- ¿Qué coste implica la gestión del riesgo?
- ¿Cuáles son las categorías de riesgo a que hay que enfrenarse? y ¿Cuál es su probabilidad? y ¿Cuál es su impacto?
- ¿Cuáles son los planes que se tienen de contingencia aplicables?
Una vez que ya se cuenta con esta información, se puede elaborar un plan eficiente. en este se especificaría todo lo relativo a:
- Identificación del riesgo.
- Ejecución de un análisis cualitativo de riesgos.
- Ejecución de un análisis cuantitativo de riesgos.
- Desarrollo de soluciones ante los riesgos y acciones para el aprovechamiento de oportunidades.
- Monitorización y control de riesgos.
- Aplicación de ajustes.
- Actualización del plan de riesgos.
UN BUEN PLAN DE COMUNICACIÓN.
Hay que concentrar los esfuerzos en un buen plan de comunicación, éste tiene que terminar de reducir las posibilidades de aparición de alguna causa de las mas frecuentes de fracaso de un proyecto.
Previamente a su elaboración es importante recabar la información necesaria acerca de:
- Identificar los grupos de interés.
- Establecer los canales de comunicación.
- Crear un plan de comunicación.
- Analizar sus grupos de interés para la elaboración de una estrategia.
- Crear métodos de comunicación aplicables en cada caso, ya sea interactiva, push o pull.
Es necesario que se tengan al final de todo el plan para evitar fracaso en el proyecto, los siguientes puntos:
- ¿Cuál es el tipo de comunicación en el proyecto?
- ¿Quién es el destinatario del mensaje?
- ¿Cuál es el objetivo de la comunicación?
- ¿Con qué frecuencia y en que fase se encuentra?
- ¿Cuál es su forma de comunicación, oral o escrita?
ES POSIBLE AUMENTAR LAS PROBABILIDADES DE ÉXITO DE UN PROYECTO SI SE SIGUEN LAS RECOMENDACIONES Y OBSERVANDO SISTEMATICAMENTE LA PROPUESTAS.
Espero te sirva esta info en proyectos futuros y actuales!!
HASTA LA PRÓXIMA
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